Datenschutzhinweise

Gemeinschaftsschule Heinrich Heine · Stand: 28. Oktober 2026

1. Geltungsbereich und verantwortliche Stelle

Diese Datenschutzhinweise betreffen die Informationsseiten, Nachrichten, Termine, Kontaktformulare und den geschützten Redaktionsbereich der Gemeinschaftsschule Heinrich Heine. Die für den 4. November 2026 vorgesehene Hauptadresse lautet https://www.gms-heine.de. Bis zur Umstellung gelten diese Hinweise auch für die Staging-Website.

Verantwortlich für die Schulhomepage und die Bearbeitung schulischer Anfragen ist die Gemeinschaftsschule Heinrich Heine, vertreten durch die Schulleiterin Mandy Rauchfuß, Hemingwaystraße 1, 06126 Halle (Saale). Telefon: 0345 / 6875129. E-Mail: kontakt [at] gmsheine [punkt] de.

Die eigenständige Verarbeitung von Mitgliedschaftsanfragen durch den Förderverein wird gesondert in Abschnitt 6 beschrieben. Für verlinkte Angebote wie IServ und FuxNoten sowie schulische Social-Media-Präsenzen sind zusätzlich die dortigen Datenschutzhinweise zu beachten.

2. Datenschutzbeauftragter

Andreas Merkel, schulischer Datenschutzbeauftragter, Landesschulamt Sachsen-Anhalt, Turmschanzenstraße 32, 39114 Magdeburg. Telefon: 0391 / 567-5889. E-Mail: LSchA-schulischeDSB@sachsen-anhalt.de.

Zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an die Schule oder den Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Aufruf der Website, Hosting und Sicherungen

Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser insbesondere die IP-Adresse, die angeforderte Internetadresse und technische Angaben zur Anfrage. Diese Daten werden benötigt, um die Website auszuliefern, ihren zuverlässigen Betrieb zu ermöglichen und Störungen oder Angriffe zu erkennen und abzuwehren.

Hostinganbieter ist Nexthosting – Friedl & Friedl GbR, Vetschauer Straße 19, 01237 Dresden, Deutschland. Nach Anbieterangaben werden Website, Datenbank, technischer Versandserver und Website-Sicherungen bei Hetzner Online GmbH in Nürnberg, Deutschland, betrieben. Mit dem Hostinganbieter besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Die erforderliche Verarbeitung für die Bereitstellung der schulischen Website und ihre Betriebssicherheit erfolgt zur Wahrnehmung schulischer Aufgaben auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 84a Absatz 1 SchulG LSA.

Nach den Hostingangaben werden folgende Protokolle verarbeitet:

• Zugriffsprotokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt, Anfragezeile, Statuscode, Datenmenge, Referrer und Browserkennung. Die Einträge werden alle zehn Minuten zu Zählwerten ohne IP-Adresse zusammengefasst und danach gelöscht.
• Webserver-Fehlerprotokolle: Zeitpunkt, IP-Adresse, Fehlermeldung und bei abgewiesenen Anfragen die aufgerufene Adresse; Löschung nach 14 Tagen.
• PHP-Fehlerprotokolle: Zeitpunkt, Fehlermeldung und Dateipfad, in der Regel ohne IP-Adresse; tägliche Rotation, Löschung der Vortagsstände nach 14 Tagen.
• ModSecurity-Sicherheitsprotokolle: Bei mit Fehlerstatus beantworteten Anfragen können Zeitpunkt, IP-Adresse, angeforderte Adresse, Kopfzeilen einschließlich Cookies, übermittelte Formularinhalte und ausgelöste Sicherheitsregel erfasst werden. Löschung spätestens nach rund fünf Wochen.

Diese Sicherheitsprotokollierung kann auch Inhalte einer fehlgeschlagenen Kontaktanfrage betreffen. Sie ist von der E-Mail-Bearbeitung und der fehlenden zusätzlichen Nachrichtensammlung in WordPress zu unterscheiden.

Nach Hostingangaben werden automatische Sicherungen zweimal täglich erstellt und binnen 90 Kalendertagen gelöscht. Sicherungen können die zum Sicherungszeitpunkt vorhandenen personenbezogenen Daten enthalten. Bereits im laufenden System gelöschte Daten können bis zum Auslaufen der jeweiligen Sicherung darin enthalten bleiben.

Zusätzliche manuelle Sicherungen dienen der Wiederherstellung und der Absicherung technischer Änderungen. Ihr Zugriff ist auf berechtigte Personen zu beschränken. Für diese Kopien gelten gesonderte organisatorische Aufbewahrungs- und Löschregeln. Die Sicherungen der Mailbetreiber werden in Abschnitt 5 behandelt.

Nach Anbieterangaben ist Cloudflare nicht als Auslieferungsdienst vor die neue Website geschaltet. Die Domainauflösung der endgültigen Website-Adresse erfolgt über IServ; daraus folgt keine Auslieferung der Website-Inhalte über den DNS-Dienst.

4. Kontaktaufnahme über die Website

Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir die eingegebenen Angaben: Name, Antwort-E-Mail-Adresse, Nachricht und gegebenenfalls das ausgewählte Anliegen oder die ausgewählte Ansprechperson. Dies dient der Zuordnung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Formulare sind keine verbindliche Online-Schulanmeldung.

Pflichtfelder sind gekennzeichnet. Ohne die erforderlichen Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden. Alternativ erreichen Sie die Schule telefonisch oder per Post. Bitte übermitteln Sie über allgemeine Kontaktformulare keine medizinischen Unterlagen oder andere besonders vertrauliche Informationen; vereinbaren Sie dafür einen geeigneten Übermittlungsweg.

Je nach ausgewähltem Anliegen erhalten folgende Stellen Ihre Anfrage:

• Schulbüro, Footer-Kontakt und Service: Schulbüro, kontakt [at] gmsheine [punkt] de.
• Anmeldung und Schulwechsel auf „Neu an der Heine“: Schulbüro, kontakt [at] gmsheine [punkt] de.
• Barrierenmeldung: Website-Team, unsere.homepage@gms-heine.de.
• Kontaktfinder und Team: die ausgewählte Ansprechperson unter ihrer hinterlegten dienstlichen Zieladresse. Überwiegend werden persönliche IServ-Adressen verwendet; bestätigte Schulpostfächer und Adressen beteiligter Beratungsstellen bleiben berücksichtigt.
• Förderverein einschließlich optionalem PDF-Antrag: Dr. Heiko Pultke unter seiner hinterlegten persönlichen IServ-Adresse; weitere Angaben in Abschnitt 6.

Die persönlichen Zieladressen werden serverseitig verwendet und nicht als Teil des öffentlichen Kontaktformulars ausgegeben. Die geprüften eigenen Formularfunktionen übergeben Nachrichten per E-Mail und legen keine zusätzliche Sammlung der Nachrichtentexte als WordPress-Beiträge oder Formulareinträge an. Dies bedeutet nicht, dass nach dem Absenden sämtliche Kopien gelöscht sind. Kopien können in Versandwarteschlangen, Empfängerpostfächern, Weiterleitungen, Sicherheitsprotokollen und Sicherungen entstehen.

Innerhalb der Schule beziehungsweise der beteiligten Stellen bearbeiten ausschließlich die jeweiligen Postfachinhaber die eingehenden Nachrichten. Weitere schulische Zugriffsberechtigte oder Vertretungen bestehen nach Bestätigung der Schule nicht.

Zum Missbrauchsschutz werden ein mit einem serverseitigen Geheimnis erzeugter IP-Hashwert und ein Versuchszähler zeitweise als WordPress-Transient verarbeitet. Das Rate-Limit beträgt drei Versuche innerhalb eines Zehn-Minuten-Fensters. Dies ist keine zugesicherte Anonymisierung und keine Garantie der physischen Löschung sämtlicher Datenbankreste oder Serverprotokolle nach zehn Minuten. Zusätzlich werden Nonce-Prüfungen und ein verborgenes Spam-Feld verwendet.

Das Kontrollkästchen bestätigt die Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise. Es ist keine pauschale Einwilligung in andere Verarbeitungen. Die Bearbeitung schulbezogener Anfragen erfolgt, soweit sie zur Erfüllung schulischer Aufgaben erforderlich ist, auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 84a Absatz 1 SchulG LSA. Für Anfragen an den Förderverein gelten die gesonderten Angaben in Abschnitt 6.

5. Technischer Versand und Mailpostfächer

Nach bisheriger Hosterangabe erfolgt der technische Website-Versand über die PHP-Mailfunktion und mail01.nexthosting.net in Nürnberg an den jeweiligen Empfängermailserver. Das Versandprotokoll enthält Zeitpunkt, Absender- und Empfängeradresse, Nachrichten-ID, Größe, empfangenden Server und dessen Antwort, jedoch weder Betreff noch Nachrichteninhalt. Es wird wöchentlich rotiert; die rotierten Stände werden nach vier weiteren Wochen gelöscht.

Nach bisheriger Auskunft wird das Schulpostfach kontakt [at] gmsheine [punkt] de durch Galaxy betreut. Weitere Ziele werden in einer IServ-Mailumgebung sowie bei bestätigten weiteren Empfängern betrieben. Die Domain gmsheine.de ist von der IServ-Domain gms-heine.de zu unterscheiden.

In der IServ-Umgebung verbleiben SMTP-/Mailserver-Protokolle sechs Tage im laufenden System. Sie enthalten mindestens Zeitstempel und Empfänger. Laut vorliegender Betreiberangabe werden IServ-Backups einschließlich gesicherter Mailprotokolle nach 50 Tagen gelöscht. Der genaue Beginn dieser Backupfrist und weitere technische Löschfristen werden noch mit dem Betreiber geklärt; die sechs Tage bedeuten keine vollständige Löschung aller Kopien.

Anfragen und zugehörige E-Mails einschließlich Anhängen werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Bearbeitung erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen oder schulischen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Werden erforderliche Angaben in schulische Vorgänge übernommen, gelten die für diese Vorgänge einschlägigen Aufbewahrungsvorschriften. In technischen Sicherungen können bereits gelöschte Daten bis zum Ablauf der jeweiligen Sicherung verbleiben. Die abschließenden technischen Aufbewahrungsfristen von Galaxy und einzelne Details der IServ-Aufbewahrung sind noch nicht vollständig bestätigt.

6. Anfragen und Mitgliedsanträge an den Förderverein

Für die eigenständige Bearbeitung von Vereinsanfragen und Mitgliedschaftsunterlagen ist der Schulförderverein Heinrich-Heine-Schule e. V., c/o Gemeinschaftsschule Heinrich Heine, Hemingwaystraße 1, 06126 Halle (Saale), verantwortlich. Der Verein wird bis zum 31. Januar 2027 durch die alleinvertretungsberechtigte Angela Liebig vertreten. Öffentlicher Vereinskontakt: sfv.heine@gmsheine.de. Nach einer Änderung der Vertretung werden diese Angaben aktualisiert.

Das Fördervereinsformular ermöglicht eine Nachricht und optional das Beifügen eines ausgefüllten Mitgliedsantrags als PDF. Nachricht und Anhang werden an die hinterlegte dienstliche IServ-Adresse von Dr. Heiko Pultke versandt. Sie können auch ohne Anhang eine Frage stellen. Die Bearbeitung erfolgt ausschließlich durch Dr. Heiko Pultke und Claudia Eisert. Die Schule übernimmt keine vereinsinterne Antragsbearbeitung. Der öffentliche Vereinskontakt ist von der technischen Empfängeradresse des Formulars zu unterscheiden.

Der Mitgliedsantrag enthält Felder für Name und Anschrift der antragstellenden Person, E-Mail-Adresse, Name der Schülerin oder des Schülers, Datum und Unterschrift. E-Mail-Adresse und Schülername sind freiwillig und entsprechend gekennzeichnet. Bank- oder SEPA-Daten der antragstellenden Person werden nicht abgefragt; die abgedruckte Bankverbindung gehört dem Verein.

Sie können eine PDF-Datei bis 5 MiB beifügen. Die Datei wird vor dem Versand technisch geprüft und vorübergehend im Upload-Speicher des Servers verarbeitet. Sie wird nicht in die öffentliche WordPress-Mediathek aufgenommen. Die vorgesehene Aufräumfunktion entfernt den temporären Upload nach dem Versandversuch. Kopien können dennoch beim E-Mail-Empfänger, in Sicherheitsprotokollen und in Sicherungen bestehen bleiben.

Der Antrag kann weiterhin Bestandteil der E-Mail beim Empfänger sowie dessen Sicherungen sein. Auch die in Abschnitt 3 beschriebenen Sicherheitsprotokolle sind zu berücksichtigen. Eine Löschung des temporären Uploads bedeutet deshalb keine Löschung aller Kopien.

Erforderliche Daten zur Anbahnung und Durchführung einer Mitgliedschaft verarbeitet der Verein auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Allgemeine Vereinsanfragen werden auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO bearbeitet; das berechtigte Interesse besteht in der Beantwortung der Anfrage und der Organisation der Vereinsarbeit.

Erledigte Eingangs-E-Mails einschließlich Anhängen werden unmittelbar nach Abschluss der Bearbeitung und gesicherter Übernahme der erforderlichen Unterlagen aus dem Empfängerpostfach einschließlich Papierkorb gelöscht. Mitgliederliste und angenommene Anträge werden auf Papier aufbewahrt. Zugriff darauf haben ausschließlich Dr. Heiko Pultke und Claudia Eisert.

Die erforderlichen Mitgliedsdaten und Beitrittsnachweise bleiben während der Mitgliedschaft erhalten. Nach Austritt und vollständiger Abwicklung prüfen Dr. Heiko Pultke und Claudia Eisert, welche Unterlagen noch benötigt werden, und veranlassen die datenschutzgerechte Vernichtung nicht mehr erforderlicher Unterlagen. Für offene Ansprüche oder einschlägige gesetzliche Aufbewahrungspflichten weiterhin notwendige Unterlagen werden getrennt aufbewahrt. Technische E-Mail-Sicherungen unterliegen den gesonderten Löschzyklen der Betreiber.

7. Fotos, Videos, Namen und Berichte

Unsere Homepage informiert über Unterricht, Projekte, Veranstaltungen und Schulleben. Dabei können freigegebene Fotos, Videos, Namen und Berichte veröffentlicht werden. Eine Veröffentlichung im Internet ist weltweit abrufbar. Kopien durch Dritte können nicht vollständig kontrolliert werden.

Soweit eine Veröffentlichung auf einer Einwilligung beruht, kann diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an die Schule gerichtet werden. Die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

8. Cookies, eigene Medien und verlinkte Angebote

Die in den geprüften Standardansichten direkt eingebundenen Skripte, Stylesheets und Medien stammen von der eigenen Website-Domain. In diesen Ansichten wurden keine externen iframe-Einbettungen festgestellt. Daraus wird keine uneingeschränkte Zusage über sämtliche dynamischen Verbindungen oder Browser-Speicherungen abgeleitet.

Die zusätzliche WordPress-Emoji-Funktion ist deaktiviert. Der zugehörige Darstellungstest und die externe Emoji-Ersatzbildquelle werden damit nicht mehr über diese Funktion eingebunden. Die Darstellung gewöhnlicher Emojis erfolgt durch Browser beziehungsweise Betriebssystem.

Die WordPress-Anmeldeseite verwendet einen Sitzungscookie, um die Cookie-Unterstützung des Browsers zu prüfen. Bei einer Anmeldung werden Cookies zur Sitzungsverwaltung verwendet. Für Speicherungen und Zugriffe auf dem Endgerät gilt § 25 TDDDG; eine Ausnahme von einer Einwilligung ist nur im gesetzlich vorgesehenen Umfang anwendbar. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt zusätzlich der DSGVO.

Links führen unter anderem zu IServ, FuxNoten, der Stadt Halle und sozialen Netzwerken. Beim Folgen eines solchen Links verlassen Sie die Schulhomepage. Für die dortige Verarbeitung gelten die Hinweise des jeweiligen Angebots. Etwaige eigene Pflichten für schulische Social-Media-Präsenzen werden dadurch nicht ersetzt.

9. Geschützte Website-Redaktion und IServ-Anmeldung

Mitglieder der IServ-Gruppe „Kollegium“ können sich bei Bedarf über IServ am geschützten Redaktionsbereich anmelden. Beim ersten erfolgreichen Zugriff wird ein zugeordnetes WordPress-Konto angelegt. Personen, die den Bereich nicht verwenden, werden dadurch nicht vorab gesammelt in WordPress angelegt. Das IServ-Kennwort wird auf der IServ-Anmeldeseite eingegeben und nicht als Kennwort an das Redaktionsformular übermittelt.

Für Anmeldung und Berechtigungsprüfung werden eine eindeutige IServ-Kennung, Name, dienstliche E-Mail-Adresse und Gruppeninformationen verarbeitet. Der Gruppenabruf übermittelt auch weitere IServ-Gruppenmitgliedschaften. Das Anmeldeplugin speichert das zuletzt empfangene Profil und Anmelde-/Tokeninformationen im zugeordneten WordPress-Konto. Nicht benötigte Gruppeninformationen werden derzeit nicht automatisch herausgefiltert. Je nach Einstellung der Token-Erneuerung können zusätzliche Refresh-Token in WordPress-Sitzungsdaten gespeichert werden. Eine automatische Bereinigung dieser Daten ist bisher nicht als umgesetzt bestätigt.

Die erforderliche Verarbeitung zur schulischen Redaktion und Berechtigungsprüfung wird Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 84a Absatz 1 SchulG LSA zugeordnet. Dies ersetzt keine gesonderte Grundlage für die Veröffentlichung von Fotos oder deren Nutzung in sozialen Medien.

Einreichungen können Beitragstexte, Korrekturen, Ideen, Hinweise, hochgeladene Fotos, die gewählte Zuordnung zu Homepage, Social Media oder beiden Kanälen sowie Rückfragen, Prüfentscheidungen und Zeitangaben enthalten. Die einreichende Person kann ihre eigenen Einreichungen lesen und ergänzen; freigeschaltete Redaktionsprüfer und technisch berechtigte Administratoren können die Einreichungen bearbeiten. Einreichende erhalten dadurch keine eigenständigen Veröffentlichungs- oder Administrationsrechte.

Einreichungen und ihre Fotoanhänge werden in der Website-Datenbank gespeichert. Die ursprünglichen Einreichungsfotos werden über einen Abruf mit Berechtigungs- und zusätzlicher Sicherheitsprüfung ausgeliefert und sind nicht als gewöhnliche Mediathekdateien öffentlich erreichbar. Bei ausdrücklicher redaktioneller Übernahme als Homepage-Nachricht werden ausgewählte Fotos in die öffentliche Mediathek kopiert. Diese Kopien können bereits abrufbar sein, während die Nachricht noch Entwurf ist.

Die Kanalauswahl löst keine automatische Übermittlung an Instagram, Facebook oder andere Social-Media-Dienste aus. Eine externe Veröffentlichung erfolgt gesondert nach redaktioneller Prüfung. Vorher müssen Veröffentlichungsrechte und gegebenenfalls Einwilligungen den konkreten Zielkanal abdecken. Die allgemeine Bestätigung bei der Einreichung ersetzt diesen Kanalabgleich nicht.

Löschung abgeschlossener Redaktionseinreichungen

Die Website-Redaktion löscht die ursprüngliche Einreichung einschließlich Rückfragen, interner Vermerke und geschützter Originalfotos unmittelbar nach Veröffentlichung und Kontrolle des Beitrags beziehungsweise unmittelbar nach abschließender Ablehnung. Korrekturen und Ideen werden nach ihrer abschließenden Erledigung gelöscht. Die Löschung wird durch die prüfende Redaktion ausdrücklich ausgelöst; sie erfolgt nicht automatisch durch eine Statusänderung. Bereits übernommene öffentliche Beiträge und Medien werden getrennt nach den dafür geltenden Veröffentlichungs- und Aufbewahrungsregeln behandelt.

Gelöschte Daten können in bestehenden Website-Sicherungen bis zu deren Ablauf enthalten bleiben; nach den vorliegenden Hostingangaben werden automatische Sicherungen binnen 90 Kalendertagen gelöscht. Bei Wiederherstellungen müssen zwischenzeitliche Löschungen berücksichtigt werden.

10. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Artikel 15 DSGVO), Berichtigung (Artikel 16), Löschung (Artikel 17), Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18) sowie gegebenenfalls Unterrichtung über Empfänger (Artikel 19) und Datenübertragbarkeit (Artikel 20). Die Datenübertragbarkeit setzt insbesondere eine automatisierte Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags voraus; sie gilt nicht allgemein für schulische Aufgaben im öffentlichen Interesse.

Bei Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Artikel 21). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Gesetzliche Voraussetzungen und Ausnahmen, etwa bei fortbestehenden Aufbewahrungspflichten, bleiben zu beachten. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die Schule oder den Datenschutzbeauftragten; für eigenständige Vereinsverarbeitung an den in Abschnitt 6 genannten Förderverein.

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung einschließlich eines entsprechenden Profilings ist in den geprüften eigenen Homepage- und Formularfunktionen nicht vorgesehen. Diese Aussage betrifft nicht die eigenständigen verlinkten Fachangebote.

11. Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Artikel 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. In Sachsen-Anhalt: Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Otto-von-Guericke-Straße 34a, 39104 Magdeburg; Postfach 1947, 39009 Magdeburg; Telefon 0391 / 81803-0. Kontakt: https://datenschutz.sachsen-anhalt.de/landesbeauftragte/kontakt.